Otwórz się na kontakt

Zadbaj o jak najłatwiejszy kontakt z Twoją organizacją. Na co dzień Twoje contact center stara się dotrzeć do tysięcy osób, przyjmuje setki spraw … zaplanowanych przez Ciebie kanałach komunikacji. A co z możliwością dodzwonienia się do Twojego contact center jako struktury firmy? Otwórz się na kontakt płynący od klienta – w dowolnej sprawie, w dowolnym medium komunikacyjnym.

Z mojej wieloletniej już obserwacji wynika, że najtrudniej dodzwonić się do firm, które profesjonalnie realizują procesy komunikacyjne. Prawdopodobnie tak są skupione na realizacji swoich celów biznesowych, że nie mają czasu odebrać połączeń przychodzących od… klientów, kontrahentów, mediów itd. Posiadając zaawansowaną technologię, zorganizowane zasoby ludzkie najcześciej natrafiamy na pustkę po drugiej stronie.

Otwórz się na kontakt

Po pierwsze: Udostępnij informację w jaki sposób można się z Twoją organizacją skontaktować. Ale nie jako klient firmy czy usługobiorca, ale jako ktoś kto chce dodzwonić się do biura Twojej firmy. Najlepiej jeżeli udostępnisz wiele możliwości kontaktu – główny telefon do Twojej firmy, główny adres e-mail, ale również bezpośrednie kontakty do osób zajmujące kluczowe z punku widzenia komunikacji stanowiska. Jeżeli z jakichś powodów nie chcesz podawać numerów telefonów zapewnij formularz kontaktowy i /lub adres e-mail z zapewnieniem, że odpowiesz niezwłocznie (co w praktyce powinno oznaczać najpóźniej w ciągu godziny).

Po drugie: Monitoruj skrzynki z których wysyłasz informacje mailowe do klientów, pracowników, partnerów. Zapomnij o zasadzie „[email protected]„ Dzisiaj działamy w sposób bardzo automatyczny. Dostajemy powiadomienie i na to powiadomienie odpowiadamy. Tym bardziej, że coraz częściej naszym głównym narzędziem staje się smartfon.

Po trzecie: Bądź otwarty na każdy kontakt. Przygotuj możliwe i niemożliwe scenariusze kontaktów. Począwszy od prezesa Twojej firmy po sfrustrowanego klienta. Każdego podejmij z szacunkiem – tak jakby dzwonił na obsługiwaną przez Ciebie infolinię.